Técnicas para resolución de conflictos en su copropiedad

Evento Convivencia desde el Ser, subtema 3: HOPONOPONO EN LA RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Participantes: Luis Quintana, Yuli Sánchez, Astrid Millán, Deyfi Fontana, María Eugenia Galindo, Ruth Rodríguez, Miriam Ramírez, Ayda Muñoz, Elsy Ibarra, Tatiana Torres, Brenda Londoño, Olga Lucía Montoya

Líderes de la reunión: Felipe Velásquez y Eduardo Urbano

Síntesis

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El tema se desarrolló a partir de una situación que se presenta en los conjuntos residenciales como lo mencionaba la sra. Ruth, administradora de un conjunto residencial, la problemática que ella ve en su copropiedad es el tema de los “deudores morosos”, la señora María también hablaba de su problemática en el conjunto.

La reflexión que se generó es que todos los administradores tienen la capacidad de convertirse en unos observadores de la copropiedad, de la vida de un grupo de personas ya que hay algunas actitudes de personas de la comunidad que incomodan; se llegó a la conclusión de que nos incomoda aquello que nos falta por resolver.

A través de la técnica del hoponopono lo que permitimos es desarrollar un método de resolución de conflictos, en donde partimos de que al observar la comunidad, me vuelva un auto observador de mis propias actitudes y conflictos, entendiendo que éstos se están viendo reflejados en mi comunidad.

Lo que hicimos con el tema del conflicto es darle la vuelta y envolverlo en la RC “Resolución de Conflictos”; ¿a ustedes les ha pasado que a veces habla de alguien y se siente descargado?, en otras ocasiones ¿siente que hay personas que lo cargan?  Cuando uno está demasiado “engatillado” con las situaciones externas, está en una carga negativa y perdiendo energía porque no estamos atacando el problema donde realmente se encuentra, que es dentro de nosotros; entonces, la posibilidad de trabajar en nosotros, nos permite identificar y resolver esas cargas negativas para convertirlas en positivas y a partir de eso, impactar a nuestra comunidad.

Identificamos los siguientes puntos, como las soluciones que nos van a permitir manejar cargas positivas:

  • El diálogo: el saber escuchar, que es entender en donde estoy, qué situación tengo alrededor y qué cosas me llegan. Ej. Si hablamos del tema de los morosos es buscar espacios para escuchar la persona e identificar que le está pasando y de algún modo, generarle la oportunidad.
  • No ser prevenido: muchas veces llegamos con los escudos puestos, pero si bajamos nuestros gatillos, la gente también se va a abrir y manifestar su situación. Ej. “mira llevo 5 meses sin trabajo” y tú tal vez estés requiriendo realizar un trabajo dentro de tu conjunto, le puedes dar la oportunidad de realizarlo
  • El don de dar: es esa posibilidad de convertir un conflicto del no me pagan, en una oportunidad de té conecto para que generes ingresos y puedas ponerte al día.
  • Tolerar y sonreír: Esto es toda la buena vibra que estamos proyectando al interior nuestro, se va a proyectar a la comunidad y van a poder generar mayor felicidad, bienestar, compromiso.

Es importante que el administrador tenga en cuenta de que toda la comunidad tiene como centro ustedes y ustedes tienen la capacidad de articularlos y desde esa perspectiva pueden volverse unos facilitadores, personas que resuelven los conflictos a partir de la escucha, de entender y ver la situación de cada familia y así estará impactando no solo su vida sino la de otras personas.

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Presupuesto y modelos de contribución – VI Congreso de propiedad horizontal

Presupuesto y modelos de contribución por LEONARDO PATIÑO QUINTERO.

“El presupuesto es un ejercicio aterrizado que sirve como herramienta de planeación y herramienta de control”

Existe un Mito “usted No se puede salir del presupuesto” pero si al ejecutarlo tiene un mayor gasto, lo que debe hacer es justificarlo con evidencias.  Ya que el presupuesto es una guía; finalizando el periodo mirar que tan cercano estuvo a lo presupuestado.  Para mantener el control del presupuesto, hacer análisis vertical y horizontal.

La asamblea al aprobar el presupuesto está definiendo su Calidad de Vida, por ello el administrador no debe ser tacaño a la hora de planificar su presupuesto con el fin de que se lo aprueben; ya que una vez aprobado no puede hacer cambios a las asignaciones presupuestales.

Consejos al administrador

  • Participe al consejo de la elaboración del presupuesto ya que ellos al ser parte, lo apoyarán en la asamblea
  • Nunca se centre en el incremento principal sino en cada partida
  • Incluya un comparativo en término porcentual
  • Teniendo el porcentaje de cada partida, demostrarle al consejo y luego a la asamblea que el 70% ya está aprobado
  • Si tiene que explicar un incremento fuerte, no temer, ser concreto

 En consejo y en asamblea:

  • Acompañar la presentación con soportes, mostrar a la gente que el tema no es caprichoso
  • Unificar el presupuesto, no llevar más de uno a la asamblea
  • Antes de la asamblea envíele toda la información a la comunidad: estados financieros, informes de los consejos, informe del administrador, etc, si puede con soportes mejor

 Tenga en cuenta:

  • La sobreejecución de una partida, no constituye delito ni irregularidad
  • Responsabilidad frente al presupuesto:

Administrador, encargado del presupuesto – Consejo, verifica – Asamblea, aprueba

  • El administrador es el único encargado de ordenar el gasto, el manejo de los proveedores, los movimientos de las partidas
  • La finalidad el presupuesto es atender adecuadamente las necesidades de la copropiedad
  • El coeficiente es la columna vertebral de la copropiedad
  • La cartera es una cuenta del balance, no es caja y por ello no sirve para disminuir la cuota de administración
  • La actividad del administrador es de medios no de resultados

Aclaración frente a las cuentas:

  • Para Unidades mixtas, como hacer módulos de contribución:
  • Anexe la tabla de coeficiente
  • Modifique la tabla
  • Defina de manera clara cómo se dividen los sectores
  • Del presupuesto standard:
    • Gastos generales comunes
      •  Contabilidad, Revisor fiscal, honorarios administrador, seguro zonas comunes
    • Gastos de publicidad
    •  Gastos específicos para cada módulo (Módulo locales y módulo vivienda) como:
      • Aseo, servicios públicos, gastos inherente.
  • A los ingresos ordinarios corresponde solo las cuotas de administración que son la sumatoria de todos los gastos, no corresponde a estos ingresos: la recuperación de cartera, sanciones y multas, intereses de mora, descuentos por pronto pago, cuotas extraordinarias.

 Definir los egresos fijos y variables

  • Fijos: Administrativos, contratos mensuales, vigilancia, aseo zonas comunes, servicios domiciliarios (servicios públicos)
  • Variables: Mantenimiento alcantarillado, cubiertas, fachadas, etc.
  • Tener en cuenta las provisiones de mediano y largo plazo y las reparaciones locativas; éstas últimas se refieren a mantener las condiciones aceptables basadas en el histórico de los equipos y estructura.
  • Reserva legal del 1% del presupuesto del gasto
  • Considerar la provisión de cartera
  • Aforar el descuento: cuánto me pagan al día, cuál es la respuesta que quiero en caja
  • Los gastos de orden legal no se tocan, estos son: seguro, obligaciones laborales, tarifa mínima de servicio de vigilancia, salubridad, fondo de imprevistos

El Dr. Patiño, concluye “El administrador debe preguntarse ¿Qué es lo que yo quiero para la comunidad? Y recuerde, el administrador es un Director de Comunidad y el Liderazgo se da en la capacidad que tenga de Elevar esa Comunidad”

Conclusiones

Podemos decir que el Administrador debe ser proactivo y que su labor operativa está encaminada a maximizar los recursos físicos en pro del bienestar de la comunidad; es por esto que el administrador debe tener claro su lugar dentro del conjunto que administra, tener carácter frente a la toma de las decisiones que considere las apropiadas, manteniendo informada a la comunidad, para generar confianza de la misma hacia su gestión. RedSURI “Donde tu comunidad es una verdadera Unidad”

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La portería como centro de operaciones de una copropiedad – VI congreso de propiedad horizontal

La portería como centro de operaciones de una copropiedad por Jhon Julio Sepúlveda.

El portero son los ojos y oídos de la copropiedad, presta apoyo al administrador; en algunos condominios el portero se ha convertido en agente inmobiliario y vendedor de gaseosas; otra tarea que le han asignado por parte de los consejeros, es que sea evaluador del trabajo del administrador; la comunidad también le asigna trabajo al portero como por ejemplo: que le avise de la leche, le entregue dinero al arrendatario, controle a los niños, etc., así la seguridad de la unidad se ve afectada.  La portería se ha convertido en una fuente de solución a las necesidades de la comunidad ya que es donde tienen los contactos del cerrajero, del mecánico, etc.

En cuanto a la tecnología, ésta es obsoleta en muchas unidades, ya que aún se hace registro a mano de los residentes y vehículos.  Ya existen cámaras de video con resolución hasta de 1700 líneas y sin embargo algunas unidades tienen de 600 y esto no sirve; además el portero debe visualizar en las cámaras que no se presenten anomalías en los diferentes puntos de la unidad y los ladrones ya saben esto.

Con respecto a la comunicación, no fluye, ya que el administrador le dice al portero  que le informe de todo lo que sucede en el conjunto, volviéndose un asistente del mismo; por otro lado, siguen los libros de novedades de forma  manual, en los cuales no se puede controlar lo que se registra ahí y el administrador confía ciegamente en éstos.  No hay herramientas para difundir la información, usan circulares y los residentes se quejan por el exceso de papelería. El portero se ha vuelto una fuente de información informal ya que los residentes le preguntan por intimidades de los vecinos y esto se convierte en rumor y en conflictos complicados.

Y como si fuera poco, además de lo anterior, hay maltrato y discriminación al portero.  Si éste tiene mucha iniciativa, malo y si tiene poca iniciativa, malo también.

El Sr. Sepúlveda dice: La solución es encontrar el Equilibrio Funcional

¿Cómo alcanzar el equilibro funcional?

Seguridad:

  • Sistematización en portería para libros de novedades
  • Protocolos
  • Video y automatización
  • Exigencia al personal de seguridad
  • Hacer análisis de riesgos. No implementar medidas de seguridad sin este análisis

Comodidad:

  • Sistematización de porteros para control de solicitudes
  • Directorio telefónico
  • Suprimir funciones comerciales a porteros
  • Soluciones alternativas para dejar llaves y dineros
  • Protocolos de instrucción para manejo de comunicación informal (el residente llama porque no tiene información)

Administración:

  • Inventario de equipos
  • Trazabilidad sistematizada de mantenimientos
  • Protocolo o instrucciones de atención: manejo de reservas y solicitudes residentes
  • Reglamentar y difundir canales de comunicación
  • Sensibilización sobre buen trato

Concluye “con la portería bien organizada, mejora la convivencia y apoya al administrador”.


Aquí podemos observar que un conjunto residencial es un sistema, existe un engranaje en todos los elementos que lo componen y de ahí se desprende el nombre de “conjunto” o “unidad” y no podemos seguir siendo ciegos ante lo que pasa dentro de nuestro sistema; por ello, la labor del administrador es muy importante ya que debe buscar soluciones acordes a la comunidad, que se identifiquen con los valores de la misma, que brinden servicios con valor humano y generar en la comunidad sentido de pertenencia y conciencia ante sus actos. RedSURI “Donde tu comunidad es una verdadera Unidad”

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Errores normativos en propiedad horizontal – VI congreso de Propiedad Horizontal

Errores normativos en propiedad horizontal por el Dr. GUSTAVO MARTÍNEZ

“La única que está delegada para rebajar intereses es La Asamblea; no importa el monto y no tiene facultad ni el administrador ni el consejo de administración, a no ser que la asamblea haya definido una política de rebaja”

Respuestas a inquietudes

  • Las cuotas de administración prescriben a los 5 años
  • El término de vigencia de un administrador es indefinido si el reglamento no especifica nada.
  • Las sanciones deben estar incluidas en el reglamento de propiedad horizontal. Art. 60. El hecho de colocar la multa por inasistencia a la asamblea incentiva a la gente a que vaya; sin embargo, si no está establecido es ilegal.
  • El presidente del consejo puede reemplazar temporalmente el administrador siempre y cuando renuncie al consejo y es decisión de asamblea. La ley dice que se debe nombrar el administrador y suplente, ya que éste sería su reemplazo.
  • Los coeficientes en principio son inalterables; sin embargo, se debe mirar casos particulares
  • El no pago de expensas comunes genera un interés moratorio del 1.6%
  • Las reformas que amplíen volumen en el interior del apartamento, sí requiere permiso, de resto no.
  • El administrador debe pedir la licencia de construcción antes de iniciar una obra.

El Dr. Martínez da muchos elementos de claridad frente al manejo jurídico en propiedad horizontal, este tema es de mucha importancia para los administradores ya que es el eje de sus actividades y toma de decisiones; sin embargo, es importante que la normativa no lo sesgue y pierda su sentido social frente a la comunidad…RedSURI

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